A administração das contas de um condomínio não é muito diferente da que se faz pessoalmente ou para uma empresa. Em quaisquer casos, o mais importante é manter disciplina e ter objetivos bem claros para fazer bom uso do dinheiro. Afinal de contas, os condôminos querem morar bem e ter tudo funcionando, mas sempre almejam melhorias na estrutura das áreas comuns.
Por esse motivo, enumeramos algumas dicas para você ter uma gestão mais eficiente das suas finanças condominiais:
- ANALISE AS CONTAS
Se você assumiu a administração do condomínio recentemente (ou se você já o administra há algum tempo), tenha em mente a prioridade de verificar as contas do passado. Analise todos os balancetes, confira recibos e depósitos e, o mais importante, preste muita atenção na verificação de todos os documentos e pagamentos de funcionários.
- TENHA METAS
Procure fazer um planejamento financeiro que inclua não apenas a manutenção do condomínio, mas também alguns objetivos financeiros. Por exemplo, você pode incluir metas de fundo de reserva e caixa para reformas. Importante: metas precisam ter objetivos e seus prazos para serem cumpridos. Lembre-se que tudo precisa ser apresentado e discutido em assembleia.
- CATEGORIZE AS DESPESAS
A maneira mais comum e lógica é dividir as despesas em três grupos: despesas fixas, que englobam os gastos com funcionários, por exemplo; despesas variáveis, aquelas que incluem taxas e impostos; e outras despesas que envolvem manutenções. Sobre as últimas, tenha em mente que certos tipos de manutenção precisam ser feitas com periodicidade, como reparos dos desgastes do tempo, pinturas de fachadas, limpeza de caixa d’água (a cada 6 meses), entre outras.
- CONTROLE DE INADIMPLÊNCIA
Ao analisar as contas passadas é possível fazer uma previsão da quantidade inadimplentes recorrentes. É preciso colocar o déficit gerado por esses condôminos no planejamento para não ter problemas com as contas de cada período.
- USE UMA PLANILHA – PREVISÃO ORÇAMENTO X GASTO
Registre detalhadamente o fluxo de dinheiro que entra e sai do caixa em uma planilha com a previsão do orçamento e o que efetivamente foi gasto. Toda movimentação financeira precisa ser anotada minuciosamente e os documentos comprobatórios devem ficar arquivados de maneira organizada para que a prestação de contas seja feita com facilidade e transparência.
