Quando o assunto é condomínio, uma das principais tarefas é a reunião de condomínio, e é por isso que sempre reforçamos o quanto ela é essencial para uma boa gestão e convivência no espaço condominial.
Porém, as reações de alguns moradores quando são convocados para as assembleias variam muito. Alguns participam e apoiam e outros não participam com tanta assiduidade, o que aumenta as dúvidas e entendimentos gerais.
Como mudar essa situação? Como tornar essas reuniões mais atrativas e poder contar com o maior número possível de participantes nestas ocasiões? É isso que abordaremos ao longo desse texto!
O que precisa ter uma boa reunião de condomínio?
Para que a reunião de condomínio traga bons resultados, é necessário que ela seja construtiva e proveitosa para todos, sejam eles moradores (tirando dúvidas, sugerindo mudanças e esclarecendo regras) ou gestão.
Para a gestão, além de ser uma ótima oportunidade para definir estratégias e regras, ela ajuda a entender melhor quais são as necessidades do condomínio, ter o feedback dos moradores, ficar por dentro do que está acontecendo nos condomínios e muito mais.
E nada daquelas reuniões chatas e com discussões intermináveis, tá? É possível, sim, fazer desses encontros algo mais agradável e eficiente.
Separamos 5 dicas que te ajudarão nisso:
Saiba elaborar a carta de convocação da reunião de condomínio
Para a convocação da reunião de condomínio a gestão deve realizar o aviso com, no mínimo, as seguintes informações:
- Data e horário;
- Local;
- Pauta da reunião.
Saiba utilizar as redes sociais
Nos dias atuais, é fundamental saber usufruir das redes sociais e whatsapp para ter uma comunicação eficiente e, consequentemente, melhorar a qualidade das reuniões de condomínio.
Usando as ferramentas corretas, você pode enviar o convite aos condôminos e até cuidar do pós assembleia, reforçando tudo que foi tratado no encontro. Além de, claro, tornar a gestão bem mais transparente.
Planeje a sua reunião: elabore uma pauta
Para evitar assuntos improdutivos que trarão perda de tempo durante a assembleia, é imprescindível elaborar uma boa pauta.
Organize, por questão de prioridade, todos os assuntos que deverão ser abordados na reunião. Essa definição prévia fará com que o encontro ocorra de forma objetiva, sem fugir do que foi planejado.
Claro que, como mencionado no item 1, é importante que os moradores tenham acesso à pauta antes da reunião para que, durante o debate, eles já tenham seus argumentos preparados.
Nessa pauta, além dos assuntos que serão discutidos, é bom também deixar informações como: orçamentos, possíveis serviços a serem contratados, etc.
Desta forma, a gestão terá menos dificuldade em fazer com que os moradores entendam as previsões, além de ter eles auxiliando na definição de quais serão as prioridades de manutenção, novos projetos, possíveis aumentos do valor da taxa condominial, entre outros.
Defina uma mesa de mediadores
É importante definir uma mesa mediadora para conduzir o debate, fazendo com que ele siga fluido e objetivo, afinal, mesmo com planejamento é possível que as pessoas engatem assuntos aleatórios que podem deixar a reunião longa e cansativa.
Essa mesa é composta por um grupo de pessoas escolhidas para guiar toda a assembleia, dentre eles um presidente e um secretário.
Com essa definição da mesa diretora, o debate segue mais organizado para caso surja algum conflito, já que é papel da mesa mediadora manter a assembleia sob controle.
Saiba a importância do “pós-reunião”
Não se engane, o trabalho não acaba com o término da assembleia!
É definitivamente importante que os acordos feitos durante a reunião sejam praticados e reforçados no dia-a-dia do condomínio.
Para ajudar nisso, a gestão deve formalizar através de um documento todos os pontos discutidos e seus desdobramentos e encaminhar para todos os envolvidos, sejam eles condôminos ou funcionários.
E aí, conta para a gente, gostou das nossas dicas? Com elas temos certeza que as reuniões do seu condomínio ficarão mais eficientes, garantindo decisões mais democráticas e uma gestão mais transparente.
E claro, se precisar de ajuda, conte com a equipe de Umuarama. Nossa administradora possui todo o know-how para auxiliar os condomínios a organizar os processos.
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