Para manter a administração de seu condomínio livre de imprevistos e prejuízos, é importante ter o controle de tudo que entra e sai. Porém, conseguir organizar-se corretamente ainda pode gerar diversas dúvidas na gestão das finanças condominiais.
Se você quer saber como manter-se organizado, vamos te explicar tudo o que você precisa saber para deixar a contabilidade do seu condomínio em dia. Confira mais informações no artigo de hoje!
Por que é importante organizar a gestão das finanças?
É fundamental que a saúde financeira do condomínio esteja em dia para manter uma boa gestão. Afinal, a parte mais fiscalizada e complexa da tarefa de síndico por quem se interessa pelo condomínio é a parte financeira.
Segundo a legislação, uma das responsabilidades do síndico é prestar contas sobre a gestão das finanças aos condôminos, já que não é exigida a contratação de um contador profissional. Sendo assim, o mesmo é autorizado a assumir por conta própria a tarefa de controlar os registros financeiros e patrimoniais, sempre com o auxílio do Conselho Fiscal.
Para este controle, é importante saber que precisa ser um trabalho organizado e criterioso, pois envolve a conferência de receitas e despesas, elaboração dos orçamentos e cobranças aos condôminos referentes aos pagamentos das taxas mensais.
Tudo isso vai ser posteriormente demonstrado e votado para aprovação nas assembleias de aprovação de contas.
Como ter agilidade e segurança nos controles financeiros?
Na maioria dos casos, a contabilidade do condomínio é transferida para uma empresa administradora ou um contador de confiança, pois o volume de documentos do livro caixa exige muitas horas de dedicação para que não haja nenhuma divergência.
Além de evitar que o síndico fique excessivamente atarefado, possibilita maior agilidade nesse processo, além de mais segurança e transparência na gestão das finanças.
É importante que o síndico responsável pelas tarefas tenha um breve conhecimento em contabilidade, pois desta forma estará sempre atento ao que vem sendo feito e verificando se está correto, para que no final não tenha nenhum problema quando houver a prestação de contas.
Como organizar o acompanhamento da gestão das finanças?
Abaixo, separamos 8 dicas para você ficar por dentro de tudo o que é necessário para deixar a gestão das finanças em dia. Vem conferir:
- Use planilhas e softwares que podem facilitar o dia a dia de quem controla as receitas e despesas, pois são ótimas ferramentas financeiras.
- Separe as despesas do condomínio por centros de custos, diferenciando contas de naturezas diferentes. Esse é um ótimo jeito de classificar os documentos;
- É essencial ter um contador ou uma administradora preparada para sanar toda e qualquer dúvida que surgir, já que são diversos os detalhes relacionados a pagadoria das contas, categorização, recolhimento de impostos e contabilização.
- Importante anotar as datas da receita, despesa, local, valor e todos os outros detalhes que serão importantes na hora do controle, ou contar com um parceiro administrador que trabalhe com um sistema confiável e dinâmico, que permita a análise por meio de planilhas, gráficos, comparativos, entre outros;
- É necessário fazer análises sobre as entradas, saídas e todas as variações do caixa. Não basta anotar apenas informações, é importante ter uma visão completa;
- Nesta análise, você irá investigar se o saldo acaba ficando negativo em certas datas, o que fazer para ter sempre um caixa positivo e se, em algum momento, terá a necessidade de recorrer a uma revisão da previsão orçamentária;
- Não hesite em fazer de tempos em tempos negociações com fornecedores fixos. Ficar sempre atento nas datas em que fará os pagamentos de todas as tarefas realizadas e obrigações é crucial para um condomínio saudável.
E aí, curtiu nossas dicas de hoje? Organizar o caixa é uma peça-chave para garantir uma gestão condominial de qualidade, mas, além disso, há diversos outros processos que garantem um bom fluxo de funcionamento do condomínio.
Se precisar de ajuda, você pode contar com a equipe de Umuarama para te ajudar em todas as etapas da gestão das finanças de seu condomínio. Nossa administradora possui todo o know-how para te auxiliar a organizar os processos necessários.
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