Com a pandemia da Covid-19, uma tendência do consumo ganhou ainda mais força: as compras online. E claro que, com isso, o número de encomendas nos condomínios se multiplicaram.
Além dessas encomendas, a preocupação com as correspondências tradicionais que, em sua maioria, possuem datas de vencimento, também se intensificou.
Você sabe quais são os cuidados que a gestão do seu condomínio deve ter com o recebimento dessas encomendas? Vamos falar sobre eles neste artigo.
Quais cuidados ter com as encomendas nos condomínios?
Primeiramente, é muito importante que a gestão condominial seja cuidadosa, tanto para evitar possíveis problemas e atritos entre os funcionários e condôminos, quanto para não frustrar os moradores com o extravio de uma encomenda, por exemplo.
Claro que cada caso deve ser analisado individualmente, mas, em situações como essa, o condomínio pode acabar sendo responsabilizado e arcar com o prejuízo do destinatário da encomenda/correspondência.
Confira abaixo, algumas dicas para facilitar na organização das correspondências e encomendas no seu condomínio.
Estabeleça regras
Para garantir a ordem, o condomínio deve estabelecer regras e ter uma boa comunicação com todos os moradores, divulgando essas regras de maneira clara para todos.
As regras podem determinar várias questões como:
- o tamanho máximo permitido para entrega;
- obrigação de assinatura do condômino no comprovante de recebimento;
- prazo máximo de retirada na portaria;
- aviso prévio do morador para a gestão sobre o recebimento.
Lembrando que as regras devem ser definidas em assembleia e respeitar o proposto na convenção e regulamento interno de cada empreendimento. Dessa forma, os condôminos podem opinar sobre o assunto, mantendo a boa convivência entre todos.
Local e prazo para retirada de encomendas nos condomínios
Definir um local específico para armazenar e um prazo máximo para que o morador retire as suas encomendas e correspondências na portaria são essenciais para manter a organização.
É importante que esse local de armazenamento seja de acesso restrito para manter a segurança do processo de recebimento da transportadora e entrega ao destinatário.
Capacitação dos funcionários
Como os responsáveis pelo recebimento das encomendas nos condomínios, os funcionários precisam estar orientados sobre a maneira correta de realização desse processo, garantindo que nada ocorra fora das regras do condomínio.
Algumas alternativas para ajudar nesse processo são a disponibilização de treinamentos, atualizações periódicas sobre os procedimentos e recados fixados na portaria.
É importante lembrar que todas as orientações citadas acima são para assegurar que o trabalho seja feito de maneira correta. Mas, além disso, também para garantir que os funcionários não sejam responsabilizados erroneamente por qualquer ocorrência mais grave.
Erros na entrega das encomendas nos condomínios
Caso ocorra algum problema com o item recebido, o morador deve procurar imediatamente o responsável pelo recebimento da encomenda para que os esclarecimentos sobre o que pode ter acontecido sejam feitos o quanto antes.
Em ocorrências mais graves, o síndico deve intervir, mediando buscar por uma solução que respeite e considere as regras do condomínio.
Outra possibilidade é a convocação de uma assembleia com os responsáveis para debater sobre o ocorrido e encontrar uma solução – evidentemente em casos isolados.
E aí, conta para a gente, como funciona o recebimento de encomendas no seu condomínio? Com as nossas dicas de organização é possível facilitar esse aspecto da gestão do seu condomínio, garantindo para todos um procedimento seguro e transparente.
E não se esqueça, se precisar de ajuda, conte com a equipe de Umuarama. Nossa administradora possui todo o know-how para auxiliar os condomínios a organizar os processos.
Para mais dicas sobre a administração condominial, continue acompanhando nosso Blog e nos siga nas redes sociais: Instagram, Facebook e Linkedin.
