A ata de condomínio é o documento que norteia e referenda todas as decisões que foram tomadas durante a reunião oficial dos condôminos – assembleia – que pode ser ordinária, extraordinária ou de instalação. Além de validar as ações que foram definidas pela maioria condominial, também serve como uma garantia em eventuais discussões de temas que já foram debatidos.
O que é uma ata de condomínio?
É um documento que registra todas as informações das assembleias, incluindo quem são as pessoas presentes e todos os assuntos que foram discutidos durante a reunião, além de ser um item obrigatório para a validade dessa assembleia condominial.
Deve ser escrita pelo secretário, nomeado pelo síndico do condomínio, usando uma linguagem simples e resumida.
A ata de condomínio precisa de aprovação?
Apesar de não haver leis no Brasil que falam diretamente sobre o tema, é comum que essas atas passem pelo processo de aprovação, independente do conteúdo ser apenas as anotações dos acontecimentos da reunião.
Essa aprovação pode acontecer de três maneiras:
- Na mesma assembleia, onde os presentes aguardam a leitura do documento na reunião e o assinam;
- Na próxima assembleia, onde a leitura e as assinaturas são feitas no início do encontro e seu conteúdo ratificado;
- E, por último, é considerada aprovada uma ata quando, após ser enviada aos condôminos, nenhum deles se manifesta contrariando algum dos pontos no prazo acordado.
E registro, precisa?
Sobre o registro dessas atas, embora não conste formalizada sua obrigação, é muito importante que seja feito, principalmente nos casos das atas que atestam decisões que envolvam terceiros, como a eleição do síndico, por exemplo.
O registro também é importante caso ocorra algum extravio ou perda, possibilitando a recuperação e organização do livro de atas.
Livros de Atas
A orientação é: para que não fique confuso ou perdido entre os documentos, cada condomínio tenha um livro de atas. Nele, normalmente ficam as atas em ordem cronológica, fáceis para consulta e validação de decisões.
Esse livro deverá ficar com o síndico ou a administradora de condomínio, mas também estar acessível aos condôminos.
Como redigir uma ata de condomínio?
Devido a obrigatoriedade da ata de condomínio na assembleia, como já mencionado anteriormente, é necessário que ela siga algumas regras mais formais e contenha:
- Nome do Edifício
- Data, horário e local da assembleia;
- Tipo de assembleia: AGI, AGE ou AGO. (Você pode conferir mais sobre os tipos de assembleia nesse artigo aqui do nosso blog)
- Temas discutidos e os desdobramentos de cada um (nesse caso, é interessante sempre colocar as opiniões dos condôminos sobre os assuntos abordados)
- Assinatura de todos os condôminos presentes (colocar a unidade deles também é importante), do Presidente da Mesa e do Secretário;
Além das obrigatoriedades, é imprescindível que a ata seja clara e objetiva, e também que ela seja redigida seguindo a ordem e o andamento da assembleia, ou seja, na sequência do que foi falado.
Como os condôminos devem acessar as atas após a assembleia?
O ideal é que, após a assembleia, a gestão do condomínio envie uma cópia da ata (digital ou impressa) para cada condômino imediatamente, afinal, a ata tem valor legal para todos, mesmo se não for registrada.
Essa disponibilidade da ata para todos é importante para manter a transparência, garantindo a confiança e boa relação entre gestão e condôminos.
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